การวางแผนผลิตสิ่งพิมพ์

การวางแผนผลิตสิ่งพิมพ์มี 4 ขั้นตอน คือ
          1. กำหนดจุดมุ่งหมายและกลุ่มเป้าหมาย  สิ่งพิมพ์ทุกชิ้นจะต้องมีจุดมุ่งหมายในการสื่อสารและกลุ่มเป้าหมายของผู้รับ จึงเป็นงานแรกของผู้จัดทำสิ่งพิมพ์ ที่จะต้องกำหนดให้ได้ว่าจะผลิตสิ่งพิมพ์นั้น เพื่อวัตถุประสงค์อะไร และเผยแพร่ไปยังผู้ใด เพื่อที่จะสามารถจักทำสิ่งพิมพ์นั้นได้ตรงกลับสิ่งที่ต้องการจะเผยแพร่ไปยังกลุ่มผู้รับ ได้อย่างถูกต้อง เช่น เมื่อจะทำแผนพับเพื่อเผยแพร่ผลงานของสถาบันศึกษา ต้องวางแผนว่าในแผ่นพับนั้น จะสื่อสารเฉพาะข้อความหรือจะมีภาพประกอบด้วย จะใช้ถ้อยคำอย่างไร จึงจะสามารถสื่อความหมายได้ตรงกับวัตถุประสงค์ เป็นต้น
         

2. จัดงบประมาณและเวลาการจัดทำ  หลังจากที่ทราบถึงจุดมุ่งหมายและกลุ่มเป้าหมายแล้ว ก็จะทำให้ทราบได้ว่าสิ่งพิมพ์นั้นควรจะออกมาในลักษณะเช่นใด เช่น ควรจะทำอย่างเรียบง่าย จะเป็น 2 สี หรือ 4 สี มีภาพประกอบหรือไม่ ฯลฯ สิ่งเหล่านี้จะมีความสัมพันธ์กับงบประมาณและเวลาในการจัดทำด้วย เช่น อาจจะพิมพ์เพียง 2 สี แต่ถ้าจะเป็นแผ่นพับเพื่อประชาสัมพันธ์หน่วยงานหรือสถาบันศึกษาให้แก่บุคคลภายนอก ให้ทราบถึงบทบาทและความสัมพันธ์ของหน่วยงาน การพิมพ์แผ่นพับอาจจะพิมพ์เป็น 4 สี หรืออาจจะเป็นจุลสารเล่มเล็ก ๆ พร้อมภาพประกอบ 4 สี เพื่อประชาสัมพันธ์หน่วยงานก็จะทำให้ดูดียิ่งขึ้น สิ่งเหล่านี้จะเกี่ยวข้องกับงบประมาณทั้งสิ้น เพราะถ้าเป็นสิ่งพิมพ์เล็ก ๆ ก็ย่อมจะใช้ต้นทุนในการผลิตน้อยกว่าการพิมพ์เป็นเล่มและใช้ 4 สี และรวมถึงระยะเวลาในการผลิตสิ่งพิมพ์แต่ละประเภทด้วย ซึ่งในเรื่องระยะเวลาในการจัดทำนี้เป็นสิ่งที่ต้องคำนึงถึงด้วยเช่นกัน เช่น ถ้ามีเวลาในการจัดทำน้อยก็อาจจำเป็นต้องผลิตสิ่งพิมพ์ประเภทที่ผลิตได้เร็ว เช่น แผ่นพับมากกว่าจุลสาร เป็นต้น

3. ทดสอบแนวคิดและเริ่มแนวร่าง หลังจากที่ได้รับความคิดสร้างสรรค์แล้วจะถึงเวลาที่เริ่มทดสอบแนวคิดและร่างสิ่งพิมพ์ออกมาเป็นร่างหยาบ ๆ แบบการสเกตซ์ภาพเพื่อให้เป็นรูปร่างขึ้นมา ซึ่งอาจจะขอความคิดเห็นจากผู้ร่วมงาน เพื่อทดสอบความเข้าใจและขอความคิดเห็น เพื่อช่วยให้สิ่งเหล่านั้นสามารถสื่อสารได้ตรงกับกลุ่มเป้าหมายอย่างแท้จริง

          4. ปรึกษาโรงพิมพ์  ถ้าจะผลิตสิ่งพิมพ์เป็นจำนวนมาก ซึ่งไม่สามารถผลิตเองได้ด้วยเครื่องพิมพ์เลเซอร์หรือเครื่องถ่ายสำเนาจำเป็นต้องให้โรงพิมพ์ในการพิมพ์โดยจัดทำต้นฉบับสิ่งพิมพ์นั่นเอง ในกรณีนี้ต้องปรึกษาโรงพิมพ์ก่อนรายละเอียดต่าง ๆ เพื่อให้เหมาะสมกับงบประมาณ เช่น
 - วิธีการพิมพ์ในปัจจุบันมักใช้วิธีการพิมพ์แบบออฟเซต
 - จะใช้กระดาษแบบใด เช่น กระดาษปอนด์ อาร์ตมัน กระดาษการ์ด เป็นต้น
 - จำนวนสีที่จะพิมพ์ เช่น 2 สี หรือ 4 สี
 - จำนวนพิมพ์
 - วิธีการเย็บเล่ม
สิ่งต่าง ๆ เหล่านี้ควรจะปรึกษาโรงพิมพ์ก่อสั่งพิมพ์เพื่อให้ได้สิ่งพิมพ์ที่ตามความต้องการเหมาะสมกับราคา โดยอาจจะขอดูตัวอย่างสิ่งพิมพ์ที่โรงพิมพ์ที่โรงพิมพ์ได้พิมพ์ไว้เป็นตัวอย่าง หรือ สิ่งพิมพ์ของหน่วยงานอื่น ๆ ในการประกอบการพิจารณาเพื่อความเข้าใจที่ถูกต้องร่วมกัน นอกจากนี้ควรมีเวลาเพียงพอในการจัดพิมพ์เพื่อให้เสร็จทันตามเวลาที่ต้องการ